หน่วยที่ 1 เรื่องสำนักงาน

สาระสำคัญ



สำนักงาน หมายถึง สถานที่ที่บุคคลหรือเจ้าของใช้ประกอบกิจกรรมขององค์กร ให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ สำนักงานใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับกิจกรรมขององค์กรนั้น ๆ ภายในสำนักงานจะต้องมีบุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ และระบบสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จ

สาระการเรียนรู้
1. ความหมายของสำนักงาน
สำนักงานคือสถานที่ตั้งของหน่วยซึ่งปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจและเป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำเอกสารและการปฏิบัติการเกี่ยวกับเอกสารเหล่านั้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมการประมวลเหตุการณ์และการดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพเนื่องด้วยกิจกรรมเกี่ยวกับเอกสารต่างๆนั้นเกิดขึ้นได้ทั่วไปนับแต่ในโรงงานตลอดไปถึงในระหว่างพนักงานขายนอกสถานที่ซึ่งออกไปปฏิบัติงานอยู่ตามถนนหนทาามหมู่บ้านต่างๆจึงไม่อาจกล่าวได้ว่างานสำนักงานนั้นปฏิบัติกันณสถานที่ใดสถานที่หนึ่งในองค์การธุรกิจอย่างไรก็ตามบุคคลทั่วไปนิยมเรียกสถานที่ที่มีกิจกรรมเกี่ยวกับเอกสารมากเป็นพิเศษว่า “สำนักงาน”
การปฏิบัติดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นอาจเป็นเหตุให้เกิดความบกพร่องในการดำเนินงานได้การที่ถือว่าสำนักงานคือสถานที่ที่มีการปฏิบัติงานเอกสารมากเป็นพิเศษเท่านั้นเป็นการจำกัดความหมายของสำนักงานให้แคบเข้าและก่อให้เกิดปัญหาในการควบคุมการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารเราไม่อาจแบ่งสำนักงานออกเป็นหน่วยๆได้พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติงานสำนักงานบ้างไม่มากก็น้อยเช่นการเก็บเอกสารการโต้ตอบจดหมายการคำนวณและการบันทึกต่างๆสิ่งที่กล่าวมานี้เป็นความจริงที่เกิดขึ้นได้ในธุรกิจต่างๆทุกแห่งและในทุกระดับนับแต่ระดับผู้บริหารลงมาจนถึงระดับภารโรง
การปฏิบัติงานเอกสารจะมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้นถ้าเรามองสำนักงานจากแง่หน้าที่งาน (Function) หรือกิจกรรมยิ่งกว่าจากแง่สถานที่ในฐานะที่เป็นหน้าที่งานหรือกิจกรรมอย่างหนึ่ง สำนักงานจะสามารถจัดวางรูปประสานวางมาตรฐานและดูแลการปฏิบัติงานเอกสารได้ในสถานที่ต่างๆทุกแห่งในองค์การหนึ่งๆถ้าถือว่าสำนักงานคือสถานที่ที่มีการปฏิบัติงานเอกสารมากเป็นพิเศษเท่านั้นการปฏิบัติงานเอกสารปลีกย่อยในสถานที่อื่นๆทั่วทั้งองค์การธุรกิจจะได้รับการละเลยเป็นเหตุให้เกิดการปฏิบัติงานซ้ำกันมีสายการติดต่อที่ไม่ดีและอาจเกิดความบกพร่องอย่างอื่นอีกมากมาย
การให้ความหมายของคำว่าสำนักงานในแง่ของหน้าที่งานแทนสถานที่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในเรื่องการจัดการสำนักงานและวัตถุประสงค์ถ้าเราคิดถึงสำนักงานในด้านสถานที่เท่านั้นระเบียบการปฏิบัติงานเอกสารในส่วนอื่นขององค์การธุรกิจจะได้รับการละเลยไม่มีการควบคุมที่ดี
2. วัตถุประสงค์ของสำนัก
วัตถุประสงค์ของสำนักงานคือการให้บริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้แก่ส่วนงานต่างส่วนวัตถุประสงค์รองๆลงไปก็มีการลดค่าใช้จ่ายสำนักงานคุณภาพของงานสำนักงานและปริมาณของงานสำนักงาน
ในการพิจารณาลดค่าใช้จ่ายของสำนักงานผู้จัดการสำนักงานต้องคำนึงถึงผลเสียทางอื่นให้มากการลดค่าใช้จ่ายด้วยการตัดบริการบางอย่างหรือด้วยการลดคุณภาพของบริการสำนักงานควรได้สอบถามส่วนงานต่างที่เกี่ยวข้องเสียก่อนเมื่อแน่ใจว่าบริการที่ตัดออกไปหรือคุณภาพที่ลดหย่อนลงจะไม่กระทบกระเทือนถึงการปฏิบัติงานส่วนอื่นๆจึงจะทำได้การประหยัดนั้นถ้าทำโดยรอบคอบก็เป็นผลดีแต่ถ้าไม่รอบคอบอาจเกิดผลร้ายขึ้นได้เพราะเงินที่ประหยัดได้อาจมีจำนวนน้อยกว่าเงินที่ต้องสูญเสียไปหลายต่อหลายเท่าก็ได้อย่างไรก็ตามบริการสำนักงานทุกชนิดควรได้ตีราคาเป็นเงินไว้เสมอเพื่อให้เปรียบเทียบหาข้อเท็จจริงได้บริการสำนักงานที่หรูหรามากเกินพอดีอาจเป็นเหตุให้เสียค่าใช้จ่ายไปมากกว่าประโยชน์ที่ได้รับ
วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

เพื่อปรับปรุงระบบงานงานให้ทันสมัย

บริการได้รวดเร็ว

ให้มีความเชื่อถือขององค์กร

เพื่อประหยัดงบประมาณ

ลดค่าใช้จ่ายในองค์กร

เพื่อคุณภาพขององค์กร


3. ประเภทของงานในสำนัก
ประเภทของงานในสำนักงานแบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ดังนี้
1. งานระเบียน
2. งานคำนวณ
3. งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร
4. งานติดต่อประสานงาน
3.1 งานระเบียน (Recording) ได้แก่งานผลิตเอกสารต่างๆที่เป็นหลักฐานแสดงรายการธุรกิจหรือเป็นบันทึกหรือรายงานต่างๆงานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานและปฏิบัติกันทั่วไปทุกแห่งตั้งแต่ในสำนักงานสำนักงานสาขาตลอดจนในยานพาหนะต่างๆเอกสารที่
ประเภทงานในสำนักงาน

งานระเบียน

งานคำนวณ

งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร

งานติดต่อประสานงาน

ผลิตขึ้นมีมากมายเช่นเอกสารการบัญชีเอกสารการซื้อเอกสารการขายรายชื่อผู้ขายของรายชื่อพนักงานเอกสารการประกันภัยเอกสารการผลิตเอกสารการโฆษณาและบันทึกเกี่ยวกับพนักงานขายเป็นต้นเอกสารเหล่านี้สำนักงานต้องเก็บหรือทำสำเนาไว้เพื่อให้ตรวจค้นสอบทานได้ในภายหน้า 3.2 งานคำนวณ (Calculating) งานคำนวณเป็นงานสำคัญของสำนักงานและมีหลายประเภทเช่นงานสถิติได้แก่การเปรียบเทียบข้อมูลหาแนวโน้มและการวางรูปแสดงผลสถิติงานคิดค่าจ้างและเงินเดือนงานสอบทานตัวเลขในเอกสารการเงินงานคิดราคาสินค้าส่วนลดต้นทุนและการวิเคราะห์ตัวเลขต่างเกี่ยวกับการผลิต

3.3 งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร (Filing) เอกสารต่างๆที่ผลิตขึ้นในสำนักงานและที่ได้รับจากบุคคลภายนอกนั้นจะทิ้งไปไม่ได้ต้องเก็บไว้อ้างอิงในการติดต่อคราวต่อไปหรืออาจต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานการเก็บต้องให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและค้นง่ายปลอดภัยงานจัดประเภทและเก็บเอกสารหมายถึงการทำลายเอกสารที่เก็บไว้นานและไม่เป็นประโยชน์ในการดำเนินงานต่อไปอีกแล้วด้วย
3.4 งานติดต่อ (Communicating) ได้แก่การแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นระหว่างบุคคลและหน่วยงานต่างๆแบ่งเป็นสองอย่างคือการติดต่อภายในและการติดต่อภายนอก
3.4.1 การติดต่อภายในคือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างเจ้าหน้าที่ของกิจการเช่นการประชุมการออกคำสั่งการส่งบันทึกข้อความเป็นต้น
3.4.2 การติดต่อภายนอกคือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างเจ้าหน้าที่ของกิจการกับบุคคลภายนอกเช่นการโต้ตอบจดหมายและการออกใบสั่งซื้อสินค้าเป็นต้น


4. บุคลากรในสำนัก
บุคลากรในสำนักงานส่วนใหญ่แล้วจะเป็นพนักงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารการจัดทำบัญชีการคำนวณรวมทั้งการโต้ตอบเอกสารการตัดต่อประสานงานเป็นต้นงานสำนักงานส่วนมากเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสารและเป็นงานรวบรวมรายละเอียดต่างมาวิเคราะห์หาข้อเท็จจริงและแนวโน้มที่จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างเรียบร้อยและได้ผลดี
ตัวอย่างพนักงานสำนักงานต่างดังนี้
1. พนักงานบัญชีชั้นหนึ่ง (Senior Bookkeeper) ทำบัญชีที่สมบูรณ์และเป็นระเบียบตรวจและบันทึกการในสมุดต่างลงรายการในสมุดลงรายการขั้นต้นเมื่อต้องพิจารณาว่าจะ
ลงบัญชีอะไรบ้างหายอดคงเหลือและทำรายงานต่างเป็นระยะ
2. พนักงานบัญชีชั้นสอง (Junior Bookkeeper) ทำบัญชีบางเล่มอาจปฏิบัติงานประจำด้านการคำนวณและการผ่านบัญชีตรวจสอบยอดเงินฝากธนาคารเก็บเอกสารต่างๆทำใบกำกับสินค้าหรือรายละเอียดลูกหนี้ประจำเดือนผ่านบัญชีและหายอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ทำงบทดลอง
3. พนักงานเครื่องทำบัญชี (Bookkeeping Machine Operator) ปฏิบัติเครื่องทำบัญชีทั้งชนิดที่มีและไม่มีแป้นตัวอักษรและปฏิบัติหน้าที่อื่นๆที่เกี่ยวข้องกัน
4. พนักงานทั่วไปชั้นหนึ่ง (Senior Clerk) ปฏิบัติหน้าที่ประจำภายใต้การนิเทศเช่นการรวบรวมหรือคัดข้อมูลในเอกสารต่างๆหรือปฏิบัติงานที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันและมีความยากง่ายพอสมควรต้องมีประสบการณ์และสามารถที่จะทำงานให้ลุล่วงไปได้โดยง่ายอาจต้องพิมพ์ดีดบ้าง
5. พนักงานทั่วไปชั้นสอง (Junior Clerk) ปฏิบัติหน้าที่ที่มีลักษณะเป็นงานประจำหรือที่ต้องทำซ้ำซากเช่นการจัดประเภทการผ่านบัญชีการสอบทานการคัดสำเนาและการจ่าหน้าซองจดหมายหน้าที่ปฏิบัตินั้นต้องใช้ประสบการณ์เพียงเล็กน้อยและมีการตัดสินใจน้อยที่สุดอาจต้องพิมพ์ดีดบ้าง
6. พนักงานหนังสือ (Mail Clerk) ปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือเข้าและหนังสือออกอาจต้องใช้เครื่องทุ่นแรงและอุปกรณ์อื่นที่เกี่ยวกับการนี้และปฏิบัติหน้าที่อื่นที่ไม่สำคัญนัก
7. พนักงานเดินข่าว (Messenger) นำส่งจดหมายข่าวคราวหีบห่อและสิ่งอื่นๆภายในกิจการหรือแก่กิจการอื่นอาจต้องมีสมุดบันทึกอย่างง่ายและปฏิบัติหน้าที่อื่นที่ไม่สำคัญนัก
8. พนักงานเงินเดือน (Payroll Clerk) คำนวณค่าจ้างของพนักงานในกิจการนั้นและบันทึกรายการลงในใบเงินเดือนคิดค่าจ้างของพนักงานแต่ละคนโดยอาศัยรายงานของพนักงานรักษาเวลาบัตรลงเวลาของบุคคลและบัตรผลงานหรือการผลิตผ่านรายการที่คำนวณไว้ในใบเงินเดือน (เช่นชื่อคนงานวันที่ทำงานอัตราค่าจ้างเงินสดและจำนวนเงินที่จะได้รับ) อาจต้องเขียนเช็คจ่ายเงินและช่วยพนักงานจ่ายเงิน (Paymaster) ในการบรรจุและแจกซองเงินด้วย
9. พนักงานเครื่อง (Tabulation Machine) ใช้เครื่องอัตโนมัติในการวิเคราะห์คำนวณและแปลหรือจำแนกข้อความซึ่งเจาะรูเป็นโค้ดไว้แล้วใน Tabulating Card และพิมพ์ข้อมูลที่แปลแล้วลงในแบบพิมพ์รายงานบัตรพิเศษหรือเอกสารการบัญชีตั้งหรือปรับเครื่องให้บวกลบคูณหรือคำนวณอย่างอื่นอาจต้องปฏิบัติเครื่องทุ่นแรงอื่นด้วย
10. พนักงานเครื่องจ่าหน้าซอง (Addressing Machine Operator) บันทึกรายการบัญชีและสถิติต่างๆลงในบัตรโดยการเจาะรูเป็นชุดๆตามที่กำหนดด้วยเครื่องเจาะอาจต้องปฏิบัติเครื่องสอบทาน (Verifying Machine)ด้วย
11. พนักงานเครื่องจ่าหน้าซอง (Addressing Machine Operator) ใช้เครื่องจ่าหน้าซองด้วยสเตนซิลหรือแม่พิมพ์ด้วยและรับผิดชอบในความแม่นยำ
12. พนักงานเครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine Operator) งานใหญ่คือการใช้เครื่องคำนวณเลขได้แก่การบวกลบคูณและหาร
13. พนักงานเครื่องอัดสำเนา (Duplicating Machine Operator) ใช้เครื่องอัดสำเนาด้วยสเตนซิลหรือกอฮอล์หรือแบบOffset อย่างง่ายรับผิดชอบในการทำงานของเครื่องจักรคุณภาพและความถูกต้องของงานอาจต้องทำแผ่นสเตนซิลหรือต้นฉบับ
14. พนักงานเก็บเอกสาร (File Clerk) จัดประเภททำดรรชนีและเก็บจดหมายโต้ตอบบัตรใบกำกับสินค้าใบรับเงินและเอกสารอื่นค้นและนำเอกสารออกจากแฟ้มเมื่อได้รับคำขออาจต้องทำบันทึกเอกสารที่นำออกจากแฟ้ม
15. พนักงานต้นทุน (Cost Clerk) คำนวณต้นทุนการผลิตการขายหรือการดำเนินหน่วยงานจากต้นทุนสงเคราะห์ (Contributory Costs) ของวัตถุดิบแรงงานและค่าใช้จ่ายทั่วไปการคำนวณต้นทุนรวมและการแจกค่าใช้จ่ายอาจต้องทำงานอื่นที่เกี่ยวข้องกัน
16. เลขานุการส่วนบุคคล (Secretary Private) เป็นพนักงานชวเลขพิมพ์ดีดที่มีคุณสมบัติอันสมบูรณ์ของผู้บริหารงานชั้นสูงคนหนึ่งหรือหลายคนปฏิบัติงานลับหรืองานเทคนิคจดคำบอกเป็นชวเลขหรือด้วยเครื่องจดนัดหมายผู้มาติดต่อรับโทรศัพท์ต้องมีความรู้เป็นอย่างดีเกี่ยวกับงานประจำงานบุคลาภิบาลการแบ่งส่วนงานและนโยบายต่างๆเพื่อเป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บริหาร
17. เลขานุการ-พนักงานชวเลขพิมพ์ดีด (Secretary Stenographer) ปฏิบัติหน้าที่เลขานุการให้แก่ผู้บริหารคนหนึ่งหรือมากกว่านั้นจดคำบอกเป็นชวเลขและ/หรือด้วยเครื่องจดอาจต้องมีความรู้ในภาษาเทคนิคในธุรกิจนั้นๆช่วยแบ่งเบาภาระของผู้บริหารในหน้าที่และรายละเอียดที่ไม่สำคัญนัก
18. พนักงานชวเลข-พิมพ์ดีดชั้นหนึ่ง (Senior Stenographer) จดและแปลคำบอกที่ยากกว่าปกติโดยใช้ชวเลขและ/หรือเครื่องจดอาจต้องมีความรู้เรื่องแบบฟอร์มจดหมายและข้อความที่ต้องวางรูปอย่างยากต้องคุ้นเคยกับรูปงานและงานประจำของบริษัทอาจต้องปฏิบัติหน้าที่เสมียนที่เกี่ยวข้องกันทำงานภายใต้การนิเทศทั่วๆไปแต่ต้องใช้การตัดสินใจบ้างอาจทำงานในหน่วยชวเลข-พิมพ์ดีด
19. พนักงานชวเลข-พิมพ์ดีดชั้นสอง (Junior Stenographer) จดและถอดข้อความเกี่ยวกับงานประจำซึ่งใช้โทรศัพท์และประโยคที่ใช้กันแพร่หลายอยู่แล้วในวงธุรกิจโดยใช้โน้ตชวเลขหรือเครื่องบันทึกเสียงต้องมีความรู้ทั่วๆไปในงานประจำและรูปงานของบริษัทอาจต้องพิมพ์ใบขอเบิกวัสดุใบสั่งซื้อรายละเอียดต่างๆและเช็คหรือทำงานในหน่วยชวเลข-พิมพ์ดีดภายใต้การนิเทศอย่างใกล้ชิด
  1. บันทึกเสียงไว้ในเครื่องถอดอาจต้องพิมพ์ข้อความที่เกี่ยวข้องอื่นๆซึ่งไม่ได้บันทึกไว้

  1. ตัดสินใจและต้องรับผิดชอบในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายได้แก่งานสถิติงามพิมพ์จากร่างหยาบจากคัดสำเนาทางวิชาการหรืองานโต้ตอบอย่างมากอาจต้องพิมพ์แผ่นสเตนซิลต้องมีความแม่นยำและสามารถในการวางและจัดรูปงานไม่ต้องจดคำบอก
  2. Board) สำหรับโทรศัพท์เข้า-ออกและโทรศัพท์ภายในทำบัญชีการใช้โทรศัพท์ทางไกลอาจต้องปฏิบัติหน้าที่อื่นที่คล้ายคลึงกันเช่นเป็นผู้ต้อนรับต้องมีความรู้ดีเกี่ยวกับพนักงานในกิจการต้องประจำเครื่องติดต่อภายในเครื่องเรียกคนและเครื่องขยายเสียงและ/หรือเครื่องเล่นจานเสียงในโรงงาน

ราคาและตอบรับโทรศัพท์เกี่ยวกับข่าวการผลิต รับแจ้งรายการที่ขาดมือและแจ้งลูกค้า เก็บแฟ้ม ใบสั่งซื้อ อาจต้องปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวข้อง เช่น การกรอกใบสั่งซื้อ การตรวจสอบเครดิตและการติดต่อกับลูกค้าเก่า

สรุป
สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ได้อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆหรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน หรือควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือโดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง ในสำนักงานจะต้องมีพนักงานที่มีความรู้ ความสามารถเหมาะสมกับหน้าที่ที่สำนักงานได้มอบให้


แหล่งที่มา http://computersurat.igetweb.com/index.php?mo=3&art=322590